Iekšējo auditu regulējošā normatīvā bāze

Iekšējo auditu regulējošā normatīvā bāze.

Iekšējā audita normatīvo bāzi nosaka šādi noteikumi:
 Iekšējā audita likums;
 2001.gada 11.decembrī MK noteikumi Nr. 504 .Noteikumi par iekšējo auditu valsts aģentūrās;
 1999.gada 5.oktobrī MK noteikumi Nr.342. Noteikumi par iekšējo auditu.
 1999.gada 5.oktobrī MK noteikumi Nr.346. Iekšējā audita padomes likums.

Iekšējā audita likums.
Likuma mērķis ir nodrošināt:
1) iekšējās kontroles sistēmas darbības novērtēšanu ministrijās un iestādēs, kā arī ministriju vai iestāžu īstenotajās valsts un Eiropas Komisijas daļēji vai pilnīgi finansētajās programmās un projektos;
2) iekšējo auditoru neatkarību un objektivitāti, veicot iekšējo auditu.

2001.gada 11.decembrī MK noteikumi Nr. 504 .Noteikumi par iekšējo auditu valsts aģentūrās;
Noteikumi nosaka kārtību, kādā valsts aģentūrā tiek veikts iekšējais audits.

Iekšējo auditu veic, lai sniegtu valsts aģentūras direktoram vērtējumu par:
 iekšējās kontroles sistēmas efektivitāti un atbilstību valsts aģentūrai izvirzīto mērķu sasniegšanā;
 iesniegtās finansu, uzskaites un citas informācijas ticamību un pilnību;
 valsts aģentūras struktūrvienību darbības atbilstību normatīvajiem aktiem, valsts aģentūras izstrādātajai stratēģijai, politikai, apstiprinātajiem rīcības plāniem, noteiktajām funkcijām un personālpolitikai;
 efektīvu un ekonomisku resursu izmantošanu, drošu kontroli un aizsardzību pret zaudējumiem.
Iekšējais audits ietver finansu, vadības, izpildes novērtējuma, informācijas sistēmu un kvalitātes auditu.

1999.gada 5.oktobrī MK noteikumi Nr.342. Noteikumi par iekšējo auditu.
Šie noteikumi nosaka kārtību, kādā izveidojams, vadāms un attīstāms iekšējais audits ministrijās, īpašo uzdevumu ministru sekretariātos un citās valsts pārvaldes iestādēs (turpmāk – ministrija), ministrijas padotībā esošajās valsts iestādēs, kā arī valsts iestāžu īstenotajās valsts un Eiropas Komisijas daļēji vai pilnīgi finansētajās programmās un projektos.

1999.gada 5.oktobrī MK noteikumi Nr.346. Iekšējā audita padomes likums.
Iekšējā audita padome ir koordinējoša institūcija, kuras mērķis ir koordinēt iekšējā audita sistēmas ieviešanu un vienotas valsts politikas īstenošanu, lai pilnveidotu valsts pārvaldes iestāžu darbību un padarītu to efektīvāku un racionālāku, kā arī savas kompetences ietvaros sniegt ieteikumus un konsultēt ministriju un citu valsts pārvaldes iestāžu iekšējā audita struktūrvienības iekšējā audita jomā.
Likums nosaka:
 audita padomes funkcijas;
 audita padomes tiesības;
 audita padomes satāvu;
 darba kārtību.

Iekšējās kontroles sistēmas.

Iekšējā audita sistēmas visās ministrijās, īpašu uzdevumu ministru sekretariātos, Valsts kancelejā un Valsts kontrolē tika izveidotas 2000.gadā, iekšējā audita struktūrvienību darbs 2001.gadā noritēja atbilstoši noteiktajam iekšējā audita darba apjomam. Jau 2000.gadā daudzām valsts pārvaldes iestādēm tika noteiktas padotības iestādes, kurās izveidotas savas iekšējā audita struktūrvienības, kā arī iestādes, kurās iekšējā audita veikšanu nodrošina ministriju centrālā aparāta iekšējā audita dienesti. 2001.gadā tika nodrošināta gandrīz visu valsts pārvaldes iestāžu sistēmu auditēšana atbilstoši izstrādātajiem stratēģiskajiem plāniem.
Katras iestādes vadītājs ir atbildīgs par iekšējās kontroles sistēmas izveidi un nepieciešamo pasākumu nodrošināšanu iestādei izvirzīto mērķu sasniegšanā. Iekšējā audita sistēma katrā iestādē sniedz pārliecību par to, ka iestādes mērķi tiek īstenoti. Iekšējā audita uzdevums ir pārbaudīt iekšējās kontroles sistēmu efektivitāti, taču iekšējā auditora pienākumos neietilpst iekšējās kontroles izveidošana un uzturēšana.
Auditu uzsāk ar galveno riska faktoru un nepieciešamās kontroles novērtējumu. Šāds novērtējums ietver pārrunas ar attiecīgo personālu par auditējamo sistēmu, esošās politikas un procedūru dokumentāro izvērtējumu, kā arī ar pārbaudāmo jomu saistītās pieejamās dokumentācijas izskatīšanu.
Lai šis process būtu pārskatāms, auditors sagatavo Iekšējās kontroles novērtējumu . Iekšējās kontroles novērtējuma tabulu izstrādā saskaņā ar audita darba plānā noteikto audita apjomu un kontroles mērķiem, to pārbauda iekšējā audita struktūrvienības vadītājs un tajā ir ietvertas piecas ailes:
Galvenie riska faktori
.Katram kontroles mērķim nosaka iespējamos riska faktorus, kā arī tās kontroles, kas šādu risku iestāšanās iespēju kavētu vai samazinātu. Auditoram jāņem vērā riska faktori un jānosaka tie procesi, kas varētu kavēt kontroles mērķa sasniegšanu
Nepieciešamā kontrole
Kontrole ir konkrēti pasākumi, kas novērš vai mazina iespējamo risku. Uzsākot auditu, auditors identificē esošās kontroles. Ņemot vērā iepriekšējās zināšanas par auditējamo sistēmu, darba pieredzi un auditoru mācībās gūtās zināšanas, auditors nosaka tās kontroles, kādas būtu nepieciešamas risku novēršanai.
Nepieciešamās kontroles novērtējums
Auditors sniedz uz konkrētiem faktiem un profesionālu pieredzi pamatotu vērtējumu katrai tabulas 2.ailē identificētajai kontrolei, ko ieraksta tabulas 3.ailē. Šāds novērtējums palīdz noteikt sistēmas vājākās kontroles un auditā pārbaudāmās prioritātes. Novērtēšanas procesā ņem vērā visus iespējamos apstākļus, kas var ietekmēt kontroles efektivitāti.
Lai pārskatāmi noteiktu pašreizējo kontroles līmeni un atklātu visus sistēmas trūkumus, pēc auditējamās sistēmas novērtēšanas var sagatavot audita plūsmas diagrammu. Veikto iekšējās kontroles novērtējumu un sastādīto diagrammu iesniedz iekšējā audita struktūrvienības vadītājam pārbaudei.
Pārbaudes metodes noteikšana
Izstrādājot pārbaudes stratēģiju, auditors var izmantot dažādas pārbaudes metodes, piemēram:
 intervijas;
 dokumentācijas, procedūru un normatīvo aktu izpēti un analīzi;
 anketēšanu;
 testēšanu.
Pārbaudes metodi nosaka, ņemot vērā nepieciešamās kontroles novērtējumu. Izvēlētajai metodei ir jānosaka :
 vai esošās kontroles darbojas un tiek ievērotas;
 kontroles mehānismu esamību to piemērošanu un efektivitāti;
 kontroles sistēmas faktiskos vai iespējamos trūkumus;
 tās sistēmas jomas, kur riska pakāpe ir visaugstākā
 Pārbaudes metožu izvēle ir atkarīga no veicamā audita. Parasti, veicot auditus, izmanto dažādu metožu kopumu.
Iekšējās kontroles novērtējuma tabulas 4.ailē iespējami precīzi jāapraksta izvēlētās pārbaudes metodes un to veikšanas process. Tas nodrošinās vienotu pieeju kontroles sistēmu pārbaudē. Ja ir nepieciešamas pārrunas, norāda, ar ko jātiekas un kādi kontroles mehānismi šajās pārrunās jāpārbauda, kā arī jebkura cita nepieciešamā informācija.
Noslēgumā auditors paraksta iekšējās kontroles novērtējumu un iesniedz to iekšējā audita struktūrvienības vadītājam pārbaudei. iekšējā audita struktūrvienības vadītāja komentārus par sagatavoto dokumentu ievieto audita lietas sadaļā “Pārskats”. Atbilstoši precizētu un parakstītu dokumenta eksemplāru ievieto audita lietas sadaļā “Pārbaudes un novērtēšana” kā pirmo dokumentu.
Atsauces
Lai izstrādātu audita noslēguma ziņojumu un pamatotu sniegtos ieteikumus, nepieciešams atsaukties uz dokumentu oriģināliem, tādēļ visu informāciju dokumentē precīzi. Auditā iegūto nepieciešamo dokumentu kopijas ievieto audita lietas attiecīgajā sadaļā, lai nepieciešamības gadījumā tie būtu pieejami.
Lai nodrošinātu, ka veicamā audita lieta pilnīgi un precīzi atspoguļo auditu, auditors dokumentē un ievieto audita lietā visu iegūto informāciju. Visa informācija par notikušajām pārrunām – gan telefona sarunas, gan arī sanāksmes un intervijas jādokumentē. Pārrunu protokols (5.pielikums) ir dokuments, kuru sagatavo pēc vienota parauga uzreiz pēc pārrunām. Protokola kopija nav obligāti jāiesniedz intervētajai personai, tomēr to būtu ieteicams darīt pēc pārrunām, kurās tiek apspriesti būtiski jautājumi, lai pārliecinātos par abpusēju izpratni.
Pārrunu dokumentēšana sekmē audita procesu, palīdz veidot slēdzienu un ieteikumu izstrādi. Auditors nedrīkst pieļaut neprecizitātes pārrunu protokolu sastādīšanā. Pārrunu protokolu paraksta auditors un norāda dokumenta sagatavošanas datumu.

Kontroles novērtējums

Atbilstoši izvēlētajai pārbaudes metodei visu veikto pārbaužu rezultātus pievieno audita lietai, sniedzot par tiem atsauci kontroles novērtējumā. Secinājumos atspoguļo, vai kontroles pastāv un darbojas, bet to neefektivitātes gadījumā – iemeslus un pasākumus situācijas uzlabošanai. Pārbaudē izmantojot pārrunu metodi, pārrunu protokolā skaidri norāda gūtos secinājumus.
Veicot līdzīgu kontroles sistēmu pārbaudi vairākās vietās, var izmantot tipveida testus vai iekšējās kontroles jautājumu anketas. To izmantošanu norāda pārbaudes aprakstā, bet visus aizpildītos testus un anketas saglabā audita lietā. Pēc testu un anketu datu apstrādes sastāda attiecīgus kopsavilkumus, kurus arī pievieno lietai.
Tipveida testi vai iekšējās kontroles jautājumu anketas fiksē nepieciešamo pārbaudes procedūru un nodrošina vienādas procedūras ievērošanu visās struktūrās.
Šāds veikto pārbaužu kopsavilkums apkopo pārbaudes gaitā iegūto informāciju par kontrolēm un riskiem. Pārskatot lietā iekļauto informāciju un atsevišķi novērtējot katras kontroles lietderību, izdara atbilstošus secinājumus. Katru kontroli novērtē, fiksējot tās darbību, izvērtējot tās lietderību un iesakot nepieciešamos uzlabojumus.
Visu dokumentāciju, kas attiecas uz audita laikā veiktajām pārbaudēm, ievieto audita lietas sadaļā ”Pārbaudes un novērtēšana”. Uz visiem dokumentiem jābūt auditora parakstam un datumam.
Ja pārbaužu veikšanas laikā radusies nepieciešamība piemērot vēl citas pārbaužu metodes, iekšējās kontroles novērtējuma dokumentā iespējamas izmaiņas. Tādēļ šajā posmā ir jāveic atkārtots izvērtēšanas darbs, lai:
 sekmētu atsevišķu kontroles mērķu izstrādi;
 palīdzētu noteikt kontroles un riska faktoru nozīmi;
 precizētu tās jomas, kurām jāpievērš īpaša uzmanība turpmākajā audita gaitā.

Audita darba organizācija.

AUDITORU NORĪKOŠANA

Pēc gada audita plāna izstrādāšanas iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nosaka auditorus, kuri veiks konkrētos auditus. Pieņemot lēmumu par to, kam uzticēt konkrēto auditu, iekšējā audita struktūrvienības vadītājs ņem vērā šādus apsvērumus:
 veicamajam auditam nepieciešamās zināšanas un iemaņas;
 audita laika plānojums un citi auditoru pienākumi;
 auditoru interešu konfliktu iespējamība;
 lai izvairītos no iespējamām nesaskaņām personu starpā, jāņem vērā auditā iesaistīto struktūrvienības un ministrijas darbinieku savstarpējās attiecības.
Iekšējā audita struktūrvienības vadītāja pienākums ir uzraudzīt audita izpildes gaitu un, ja nepieciešams, mainīt audita darba apjomu vai saskaņot ar valsts sekretāru (iestādes vadītāju) audita noslēguma ziņojuma izstrādes termiņu. Saskaņā ar apstiprināto gada audita plānu izstrādā audita uzdevuma darba plānu un ar pavadvēstuli nosūta auditējamās struktūrvienības vadītājam.
Audita darba gaita:

1. Auditējamās struktūrvienības vadītājs sniedz komentārus un nepieciešamo informāciju.
2. Sagatavo iekšējās kontroles novērtējuma dokumentu, kuru pārbauda iekšējā audita struktūrvienības vadītājs.
3. Atbilstoši izvēlētajām pārbaudes metodēm auditors veic pārbaudes un izvērtēšanas darbu.
4. Auditors sastāda audita noslēguma ziņojuma projektu.
5. Ar iekšējā audita struktūrvienības vadītāju saskaņoto audita noslēguma ziņojuma projektu iesniedz auditējamās struktūrvienības vadītājam.
6. Audita noslēguma ziņojuma projektu apspriež ar auditējamajiem un panāk vienošanās par ieteikumu ieviešanu.
7. Saskaņā ar panākto vienošanos sastāda audita noslēguma ziņojumu un iesniedz valsts sekretāram (iestādes vadītājam).
8. Valsts sekretārs (iestādes vadītājs) apstiprina ieteikumu ieviešanas atbildīgo personu un laiku.

Audita procedūras.

 Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs nosaka visu ministrijā (iestādē) esošo auditējamo sistēmu kopumu, ko sauc par audita vidi.
 Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs veic riska novērtējumu visā audita vidē. Tas ir nepieciešams, lai noteiktu katras sistēmas riska pakāpi un pamatojoties uz šo novērtējumu – audita biežumu.
 Riska novērtēšanas procesā atrod un analizē tos cēloņus, kas traucē sistēmas mērķu sasniegšanu.
 Riska novērtēšanā piemēro Ieteikumus riska novērtēšanas metodikai.
 Visas audita vidē iekļautās sistēmas, pamatojoties uz veikto riska novērtējumu, sakārto prioritārā kārtībā.

STRATĒĢISKAIS AUDITA PLĀNS
 Stratēģisko audita plānu izstrādā nosakot audita darba apjomu un veicot riska novērtējumu. Šis plāns nosaka audita darba apjomu trīs līdz piecu gadu ilgam periodam. Stratēģisko audita plānu regulāri pārskata un, ja nepieciešams, aktualizē, ņemot vērā audita darba rezultātus, jaunu iestāžu sistēmu izveidošanu un citus faktorus, kas ietekmē iestādē esošās sistēmas.
 Stratēģisko audita plānu izstrādā iekšējā audita struktūrvienības vadītājs un tajā iekļauj:
 visas auditējamās sistēmas, kas sakārtotas prioritārā
kārtībā saskaņā ar riska novērtējumu;
 katras sistēmas audita biežumu;
 iekšējā audita struktūrvienībai nepieciešamos resursus.
 Stratēģisko audita plānu apstiprina valsts sekretārs (iestādes vadītājs).
 Pārraudzības iestāžu vadītāji iesniedz valsts sekretāram apstiprinātus stratēģiskos audita plānus līdz 15.janvārim.
 Valsts sekretārs katru gadu līdz 30.janvārim iesniedz padomei un Valsts kontrolei ministrijas un tās padotībā esošo iestāžu stratēģiskos audita plānus. Padome tos izskata un sniedz ieteikumus.
GADA AUDITA PLĀNS
 Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs katra gada beigās veic iekšējā audita darba apjoma un riska novērtējumu. Nākamā gada audita plāna projektu sagatavo saskaņā ar stratēģisko audita plānu, nodrošinot visu tajā paredzēto auditu norisi.
 vietniekiem). Ja nepieciešams, gada Iekšējā audita struktūrvienības vadītājs sagatavo nākamā gada audita plāna projektu un saskaņo to ar valsts sekretāru (iestādes vadītāju) un valsts sekretāra vietniekiem (iestādes vadītāja audita plānu var saskaņot ar struktūrvienību vadītājiem. Saskaņošanas laikā saņemtos priekšlikumus iestrādā gada audita plānā.
 Pēc saskaņošanas gada audita plānu apstiprina valsts sekretārs (iestādes vadītājs).
 Pārraudzības iestāžu vadītāji iesniedz valsts sekretāram apstiprinātus gada audita plānus līdz 15.janvārim.
 Valsts sekretārs katru gadu līdz 30.janvārim iesniedz padomei un Valsts kontrolei izskatīšanai ministrijas un tās padotībā esošo iestāžu gada audita plānus.

Valsts pārvaldē izveidoto iekšējā audita struktūrvienību darbība.

Vidēji vienam auditam valsts pārvaldē 2001.gadā izmantotā laika analīze . (1.grafiks)

2001.gadā tika plānoti 846 auditi, bet faktiski tika veikti 708 auditi, t.i., vidēji tika izpildīti 84% no plānotajiem auditiem. 2000.gadā tika plānots 701 audits, bet faktiski veikti 568 auditi – plānotais darbs tika izpildīts 81% apjomā .

Plānoto un veikto auditu salīdzinājums valsts pārvaldē 2000. un 2001.gadā (2.grafiks)

Plānoto iekšējā audita darbu pārskata gadā ietekmēja iekšējo auditoru iesaistīšana neplānotos auditos, konsultatīvais darbs ministrijās jaunu sistēmu ieviešanā, kā arī piedalīšanās dažādās darba grupās un komisijās. 2001.gadā ir notikušas pārmaiņas arī ministriju iekšējā audita struktūrvienību vadītāju personālsastāvā.
Kopumā audita plānu izpildi kavējošie faktori ir:

 nenokomplektētas iekšējā audita struktūrvienības;
 iekšējo auditoru iesaistīšanās dažādu komisiju darbā;
 ministriju centrālo aparātu darbinieku iesaistīšanās iekšējā audita sistēmas izveidē padotības iestādēs;
 ārējā audita darbība, arī Valsts kontroles revīzijas, par kurām nav informācijas, plānojot iekšējo auditus;
 plānoto auditu atcelšana vai pārcelšana struktūrvienību un to funkciju būtisku pārmaiņu vai iestāžu reorganizācijas dēļ;
 neplānotas pārbaudes, dienesta izmeklēšanas, finansu revīzijas;
 pieredzes trūkums plānošanā un nepieciešamo korekciju veikšana plānu izpildē.

Audita ieteikumi

2001.gadā valsts pārvaldē iekšējais audits sniedzis 3313 ieteikumus . Salīdzinājumā ar 2000.gadu tas ir par 39% vairāk. 2001.gadā veikta 3129 ieteikumu ieviešanas uzraudzība, un no tiem 1880 ieteikumi ir ieviesti, 809 ieteikumu ieviešana ir uzsākta, bet 440 ieteikumi nav ieviesti. Kopumā vērtējot valsts pārvaldē veikto auditu ieteikumus, vairākas ministrijas un iestādes ir noteikušas jomas, kas skar visu valsts pārvaldes darbību un kuru risinājumu nav iespējams rast vienas iestādes ietvaros. Uzlabojumi šajās jomās sniegtu jūtamu ieguldījumu visu valsts iestāžu darba pilnveidošanā. Gandrīz visās valsts pārvaldes iekšējā audita struktūrvienībās tiek nodrošināta audita ieteikumu klasifikācija. Tas nozīmē, ka no 3249 klasificētiem ieteikumiem 1366 piešķirta augsta prioritāte, 1396 vidēja prioritāte, bet 487 ieteikumi klasificēti kā zemas prioritātes ieteikumi. Ar šādu klasifikāciju iespējams noteikt prioritātes ieteikumu ietekmei uz konkrētās sistēmas darbību, taču nav iespējams precīzi definēt šādas klasifikācijas noteikšanas kritērijus.
Kopumā vērtējot valsts pārvaldē veikto auditu ieteikumus, vairākas ministrijas un iestādes ir noteikušas jomas, kas skar visu valsts pārvaldes darbību un kuru risinājumu nav iespējams rast vienas iestādes ietvaros. Uzlabojumi šajās jomās sniegtu jūtamu ieguldījumu visu valsts iestāžu darba pilnveidošanā.
Audita pārskatos norādītajie problēmjautājumi:
• daudzas valsts iestādēs izmantojamās programmatūras nav licencētas;
• nav izstrādāta valsts pārvaldes institūciju pasūtīto pētījumu projektu zinātniskās ekspertīzes veikšanas kārtība un kritēriji;
• ieteicams pārskatīt valsts stratēģiju attiecībā uz kultūras objektiem valsts nekustamo īpašumu apsaimniekošanā (visu valsts nekustamo īpašumu nodošana dažu juridisko personu un specializēto apsaimniekošanas institūciju apsaimniekošanā), jo neviena no šādām institūcijām nevarēs kultūras iestādēm nodrošināt nepieciešamo kultūras vides radīšanu. Īpaši tas attiecas uz kultūras pieminekļiem. Nebūtu lietderīgi nodot apsaimniekošanas institūcijām tādus objektus kā Turaidas muzejrezervātu, Latvijas Etnogrāfisko brīvdabas muzeju, Rundāles pils muzeju un citus līdzīgus nekustamos īpašumus, jo neviens nevarēs apsaimniekot šos objektus labāk par pašiem muzeja darbiniekiem. Līdzīga situācija ir arī ar teātra ēkām;
• zinātnisko pētījumu veikšanai saņemtais finansējums attiecīgajai iestādei tiek tieši ieskaitīts no Izglītības un zinātnes ministrijas. Iestāde sagatavo vairākus pārskatus par saņemto finansējumu – attiecīgi Izglītības un zinātnes ministrijai par tās piešķirtajām finansēm, Tieslietu ministrijai par attiecīgajiem budžeta līdzekļiem, un netiek gatavots iestādes kopējais finansu pārskats par visiem saņemtajiem līdzekļiem. Līdz ar to netiek atspoguļots iestādes kopējais finansējums, jo finansu pārskati tiek sniegti katrai atsevišķai institūcijai. To varētu risināt, piemēram, atverot attiecīgajā ministrijā ārpusbudžeta kontu, ar kura starpniecību attiecīgajai iestādei tiek virzīts finansējums no Izglītības un zinātnes ministrijas;
• pastāv funkciju dublēšanās starp Valsts kanceleju un Tieslietu ministriju par normatīvo aktu datu bāzes izveidi, sistematizāciju un aktualizāciju;

Iekšējā audita ziņojumos iekļautie ieteikumi skar šādas jomas:

 darbinieku pienākumu sadalījuma, kā arī darbinieku un iestādes struktūrvienību uzdevumu un atbildības precizēšanu;
 iestādes un struktūrvienības darbības plānošanas procedūru pilnveidošanu;
 grāmatvedības iekšējās kontroles sistēmas pilnveidošanu;
 valsts pasūtījuma procesa iekšējās kontroles sistēmas pilnveidošanu;
 informācijas sistēmas pilnveidošanu.

Lai nodrošinātu audita ieteikumu uzskaiti un ieviešanas uzraudzību 2001.gadā, daudzas valsts pārvaldes iekšējā audita struktūrvienības ir izveidojušas datu bāzi. 2000.gadā 29% no visiem valsts pārvaldē sniegtajiem ieteikumiem netika uzraudzīti, bet 2001.gadā šo gadījumu skaits ir tikai 6% no kopējā sniegto ieteikumu apjoma. Tas liecina par sniegto ieteikumu ieviešanas uzraudzības darba pilnveidošanos, kas ir viens no auditoru darba uzdevumiem.

(3.grafiks)