SATURS
IEVADS………………………………………………………………………………………………………………………2
1. Dokumenta jēdziens……………………………………………………………………………………………………3
2. Dokumentu oriģināls un dokumentu atsavinājumi…………………………………………………………..6
2.1. Dokumentu noraksts, tā izgatavošanas nosacījumi……………………………………………..6
2.2. Dokumentu izraksts, tā izgatavošanas nosacījumi………………………………………………8
2.3. Dokumentu kopija, tās izgatavošanas nosacījumi……………………………………………….9
2.4. Dokumentu oriģināls, tā izgatavošanas nosacījumi……………………………………………10
2.5. Kopīgais un atšķirīgais starp norakstu, izrakstu, un kopiju ………………………………..12
2.6. Dokumenta dublikāts, tā izgatavošanas nosacījumi……………………………………………12
3. Elektroniskais dokuments……………………………………………………………………………………………14
3.1. Elektroniskā dokumenta izstrādāšana un noformēšana……………………………………….16
NOBEIGUMS……………………………………………………………………………………………………………….18
BIBLIOGRĀFIJA………………………………………………………………………………………………………….20IEVADS
Dotā studiju darba tēma ir Dokumentu atsavinājumi. Dokumenti un uzņēmējdarbība ir divas nesaraujamas lietas. Ar dokumentiem cieši saistās lietvedība, jo tā ir zinātne par to, kā pareizi sastādīt dokumentus un to atsavinājumus. Pareizu dokumenta noformējumu prasa LR likumdošana. Nepareizi sastādītajiem dokumentiem nav juridiska spēka vai tos iespējams apsūdzēt, savukārt nepareiza dokumentu uzglabāšana (neievērojot dokumentu uzglabāšanas termiņus) draud ar sodiem.
Pastāv dažādi dokumentu atsavinājumi – noraksti, izraksti, kopijas, dublikāti. Ne visi pārzina atšķirības starp šiem dokumentu atsavinājumu veidiem. Tamdēļ autora skatījumā izvēlētā kursa darba tēma ir ne vien aktuāla, bet arī lietderīga.
Darba mērķis ir izpētīt dokumentu veidus, bet, precīzāk, dokumentu oriģinālu un to atsavinājumus. Nolūkā sasniegt darba mērķi tika nosprausti sekojoši uzdevumi:
Izpētīt tēmai atbilstošo literatūru;
Noteikt atšķirības starp dokumentu atsavinājumu veidiem;
Noteikt dažādu dokumentu atsavinājumu veidu pielietojumu mūsdienās.
Pētījuma objekts ir dokumenti kā tādi, bet pētījuma priekšmets – dokumentu atsavinājumi.
Darba uzrakstīšanai tika izmantoti dažāda veida avoti. Tomēr pārsvarā darbs balstās uz LR likumdošanu un Ministru kabineta noteikumiem. Piemēram, MK noteikumi Nr.154 nosaka dokumentu noformēšanas kārtību, LR likums Elektronisko dokumentu likums – atbilstoši elektroniskā dokumenta sagatavošanas kārtību. Darbam tika izmantotas arī specializētas mājas lapas. Kā vienu no tādām var minēt Latvijas Investīciju un attīstības aģentūras (LIAA) mājas lapu.
Darba struktūra. Darbs ir izklāstīts uz 20 lapām. Darba uzrakstīšanai tika izmantoti 7 informācijas avoti. Studiju darbā ir iekļauta viena shēma un viena tabula.1. Dokumenta jēdziens
Tulkojumā no latīņu valodas vārds „dokuments” nozīmē paraugs, apliecība, pierādījums. Saskaņā ar Latvijas Republikas Ministru kabineta noteikumiem Nr.154 no 1996.gada 1.jūlija dokuments ir:
Jebkurā veidā un materiālā ierakstīta informācija, ko rada, saņem un uzglabā jebkura Latvijas Republikas valsts pārvaldes institūcija, valsts un pašvaldību iestāde, uzņēmums, uzņēmējsabiedrība un uzņēmējsabiedrību apvienība, kā arī sabiedriskā un reliģiskā organizācija vai fiziskā persona.
Dokumentu iespējams interpretēt arī sekojošā veidā:
Dokuments ir lietišķs papīrs, kas apstiprina tā īpašnieku noteiktās tiesības, vai arī fiksē, apliecina noteiktus faktus un notikumus . Tā ir šaurāka dokumenta jēdziena interpretācija.
Mūsdienās, līdz ar strauju informācijas tehnoloģiju attīstību, arvien plašāk tiek pielietoti elektroniskie dokumenti. Tie ir elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai . Plašāk par elektronisko dokumentu izstrādes kārtību un pielietošanu tiks runāts šī darba trešajā punktā.
Dokumenti ir klasificējami :
o pēc izveides laika;
o pēc izgatavošanas veida;
o pēc satura tipa;
o pēc iesniegšanas veida;
o pēc izveides vietas;
o pēc sūtīšanas virziena.
Zemāk shēmā Nr. 1 atspoguļosim doto klasifikāciju nedaudz sīkāk, lai rakstu priekšstatu par katru no atzīmētajiem punktiem.
1.shēma Dokumentu klasifikācija
Savukārt dokumentu apstrādes veidi iedalās sekojoši:
semantiskie dokumentu apstrādes veidi: tulkošana, referēšana, anotēšana;
nesemantiskie dokumentu apstrādes veidi: kopēšana, nodošana un pārveidošana citā attēlošanas formā.
Kopš XX gadsimta dokumentu apstrādes automatizācijas nolūkos plaši izmanto datorus. Laika gaitā informācijas nesēji patstāvīgi mainās. Piemēram, agrāk kā informācijas nesēju izmantoja foto plēvi, magnēta lenti u.c. Šobrīd tie ir diski, fleš atmiņas utt. Nemainīgs paliek viens informācijas nesējs, proti, papīrs.
Dokumenti var saturēt tekstus dabiskā un formalizētā valodā, attēlus, skaņas informāciju u.c. Pēc satura dokumentus iedala:
zinātniski tehniskos – tie ir raksti, grāmatas, patenti, tehniskās atskaites un apraksti;
tiesiskajos – tie ir lēmumi, spriedumi, rīkojumi, līgumi u.c.;
vadības dokumentos – pavēles, direktīvas u.c.
Dokumentu kopums, kas ir veltīts kaut kādam jautājumam, parādībai, personai, procesam, iestādei, tiek saukts par dokumentāciju.
Ar dokumentu jēdzienu cieši saistās lietvedība. Lietvedība ir darbību kopums, kas tiek veikts kādā organizācijā, nodrošinot dokumentēšanas, sarakstes, dokumentu sagatavošanas un kārtošanas sistēmu.
Minēsim vairākus svarīgākos aspektus, kurus jāievēro, sastādot dokumentus:
o Dokuments nedrīkst būt rakstīts ar zīmuli vai citādā viegli pārlabojamā un fiziski nenoturīgā veidā, tajā nedrīkst būt dzēsumi, aizkrāsojumi, neatrunāti labojumi, svītrojumi un papildinājumi;
o Kļūdaini ieraksti jāpārsvītro un jebkurš labojums jāatrunā;
o Dokuments jāraksta skaidri salasāmā rakstā literārā valodā, ievērojot valsts valodas pareizrakstības normas un terminoloģiju;
o Dokumenta izteiksmei jābūt precīzai, konkrētai un nepārprotamai;
o Izvēloties dokumenta valodu, jāievēro Valodu likuma prasības;
o Dokuments var būt oriģināla, noraksta, kopijas, izraksta un dublikāta veidā;
o Dokumenta sastāvdaļas: veidlapas rekvizīti (ne vairāk kā 40 mm lapas augstumā), pirmteksta zona (ne vairāk par 60 mm lapas augstumā), teksta zona, paraksta zona ;
o Visi uz āru izejošie dokumenti jātaisa divos oriģinālos eksemplāros – viens uz āru, otrs paliek glabāties uzņēmumā, iekšējiem dokumentiem vajag vienu oriģinālu (ko glabās arhīvā), pārējās taisa kopijas .2. Dokumentu oriģināls un dokumentu atsavinājumi
2.1. Dokumentu noraksts, tā izgatavošanas nosacījumi
Jebkurš dokumenta oriģināla atsavinājums ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu. Saskaņā ar LR MK noteikumiem Nr.154 Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi pastāv sekojoši dokumenta oriģināla atsavinājumi:
dokumenta noraksts/kopija;
dokumenta izraksts;
dokumenta dublikāts.
Dokumenta noraksts ir dokuments, kurā dokumenta oriģināla teksts un rekvizīti atveidoti, pilnībā pārrakstot dokumenta oriģināla pamatinformāciju jebkurā tehniskā veidā.
Saskaņā ar minēto MK noteikumu 65.pantu dokumenta norakstu iegūst ar sekojošiem paņēmieniem:
1. pilnībā pārrakstot visu oriģināla pamatinformāciju uz papīra lapas;
2. aizpildot īpašu noraksta veidlapu.
Attiecībā pret dokumentu norakstiem ir jāievēro virkni prasību. Viena no šādām prasībām – pārrakstīt visu oriģināla tekstu un visus rekvizītus. Kā jau tika minēts, iegūstot norakstu, ir jāpārraksta visa oriģināla pamatinformācija. Tomēr tas nenozīmē, ka nepieciešams pārrakstīt paskaidrojoši informāciju un atspoguļot oriģināla grafiskās un citas īpatnības.
Informāciju ir jāpārraksta tādā pašā secībā, kā tā ir izklāstīta oriģinālā. Norakstā nedrīkst labot oriģinālā pieļautās kļūdas vai citādi grozīt vai papildināt tekstu.
Var gadīties, ka oriģināls teksts ir grūti salasāms, proti, to nav iespējams precīzi atveidot norakstā (piemēram, vārda daļas, vārds, vairāki vārdi vai citas zīmes). Šajā gadījumā nav jāmin, kas oriģinālā tekstā varētu būt uzrakstīts. Vienkārši salasāmās vietas ir jāpārraksta, bet tur, kur skaidri salasīt nevar, jāraksta „nav salasāms”. Tajā vietā, kur oriģinālā ir paraksts, norakstā ir jāraksta vārds paraksts, kuru jāliek iekavās. Tieši tāpat ir ar zīmogiem. Tajā vietā, kur oriģinālā ir zīmogs, norakstā jāraksta vārds „zīmogs”, kuru jāliek iekavās. Pie nepieciešamības var norādīt zīmoga nospieduma tekstu.
Aizpildot īpašo noraksta veidlapu, no oriģināla ir jāpārraksta pamatinformācija . Īpašajai noraksta veidlapai ir jāatbilst atsevišķa dokumenta veida (diploma, atestāta, apliecības u.c.) tipogrāfiski vai citā tehniskā veidā iespiestajai veidlapai, kur paraksta un zīmoga nospieduma vietā ir ierakstīti vārdi „paraksts” un „zīmogs”.
Noraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī jābūt attiecīgam uzrakstam ar lielajiem burtiem „NORAKSTS”. Jebkura dokumenta noraksts neatkarīgi no izgatavošanas paņēmiena iegūst juridisku spēku tikai tad, kad noraksta pareizība ir apliecināta. Dokumenta noraksta pareizība ir apliecināta, kad apliecinājuma uzrakstā ir sekojoši dati:
ar lielajiem burtiem rakstīti vārdi “NORAKSTS PAREIZS”;
noraksta apliecinātājas amatpersonas pilns amata nosaukums (ietverot organizācijas nosaukumu), pašrocīgs personiskais paraksts un tā atšifrējums;
apliecinājuma vietas nosaukums;
apliecinājuma datums;
zīmoga nospiedums.
Zemāk atspoguļosim piemēru.
Piemērs Nr.1 Pareiza apliecinājuma uzraksta aizpildīšana
NORAKSTS PAREIZS (zīmogs) (personiskais paraksts) A.Kļaviņa
Ekonomikas
ministrijas
Kancelejas vadītāja
Rīgā 07.10.2008
Dokumenta noraksts nav spēkā, ja tā pareizība ir apliecināta tikai ar zīmoga nospiedumu vai parakstu. Noraksta apliecinājumā jānorāda, kādi dokumenta oriģinālā bijuši labojumi, svītrojumi vai kas cits (citas īpatnības). Dokumenta noraksta pareizību ar savu parakstu apliecina organizācijas vadītājs vai tā pilnvarotā amatpersona. Pilnvarojumam apliecināt dokumenta noraksta pareizību jābūt dotam attiecīgā rīkojuma vai organizatoriskā dokumentā.
Dokumenta norakstā var norādīt, kurā organizācijas lietā atrodas dokuments, no kura izdarīts noraksts. Nedrīkst apliecināt pases vai to aizstājoša dokumenta, apliecības, biedra kartes un cita personu apliecinoša dokumenta noraksta pareizību. Ja dokumenta noraksts ir uz vairākām lapām, to pareizību drīkst apliecināt tikai tad, ja visas lapas ir numurētas un cauršūtas (caurauklotas).
MK noteikumu Nr.154 80.pants skan sekojoši: ja tiesību aktos nav prasīts notariāls dokumenta noraksta pareizības apliecinājums, organizāci…ja var apliecināt un tai ir jāapliecina noraksta pareizība:
1.) dokumentiem, kuru autors ir šī organizācija;
2.) dokumentiem, kurus šī organizācija saņēmusi no citām organizācijām un fiziskām personām, ja citos tiesību aktos nav noteikts, ka jābūt saņemtai dokumenta autora piekrišanai;
3.) dokumentiem, kurus fiziskas personas iesniedz šai organizācijai.2.2. Dokumentu izraksts, tā izgatavošanas nosacījumi
Dokumenta izrakstu iegūst līdzīgi dokumenta norakstam, proti, pārrakstot nepieciešamo oriģināla informāciju uz papīra lapas, vai aizpildot īpašo izraksta veidlapu. Pie izraksta iegūšanas jāievēro sekojošas prasības:
1.) jāpārraksta visi oriģināla rekvizīti, kas atrodas pirms teksta;
2.) jāpārraksta tā teksta daļa, kas nepieciešama personas tiesību un interešu aizstāvībai;
3.) jāpārraksta nepieciešamā oriģināla pamatinformācija, bet nav jāpārraksta paskaidrojošā informācija un var neatspoguļot oriģināla grafiskās un citas īpatnības;
4.) informācija jāpārraksta tādā pašā secībā, kā tā ir izklāstīta oriģinālā;
5.) izrakstā nedrīkst labot oriģinālā pieļautās kļūdas vai citādi grozīt vai papildināt tekstu;
6.) ja oriģinālā ir nesalasāms teksts (piemēram, vārda daļa, vārds, vairāki vārdi vai citas zīmes), tad izrakstā jāpārraksta tikai tā teksta daļa, kas ir skaidri salasāma (atsevišķi burti vai vārda daļa), bet tā teksta daļa, kas ir nesalasāma, jānorāda ar vārdiem „nav salasāms”;
7.) tajā vietā, kur oriģinālā ir paraksts, izrakstā jāraksta vārds „paraksts”, liekot to iekavās;
8.) tajā vietā, kur oriģinālā ir zīmoga nospiedums, izrakstā jāraksta vārds „zīmogs”, liekot to iekavās; ja nepieciešams, norāda zīmoga nospieduma tekstu.
Papildus informācija, kas jāzina, iegūstot dokumenta izrakstu:
Īpašajai izraksta veidlapai jāatbilst atsevišķa dokumenta veida (protokola, akta u.c.) tipogrāfiski vai citā tehniskā veidā iespiestajai veidlapai, kur paraksta un zīmoga nospieduma vietā jau ir ierakstīti vārdi “paraksts” un “zīmogs”;
Izraksta pirmās lapas augšējā labajā stūrī jābūt uzrakstam ar lielajiem burtiem “IZRAKSTS”;
Jebkura dokumenta izraksts neatkarīgi no tā izgatavošanas paņēmiena iegūst juridisku spēku tikai tad, kad izraksta pareizība ir apliecināta;
Dokumenta izrakstam, kas apliecināts tikai ar zīmoga nospiedumu vai tikai ar parakstu, nav juridiska spēka;
Izraksta apliecinājumā jānorāda, kādi dokumenta oriģinālā bijuši labojumi, svītrojumi vai citas īpatnības;
Dokumenta izraksta pareizību ar savu parakstu apliecina organizācijas vadītājs vai tā pilnvarota amatpersona;
Pilnvarojumam apliecināt dokumenta noraksta pareizību jābūt dotam attiecīgā rīkojuma dokumentā;
Dokumenta izrakstā var norādīt, kurā organizācijas lietā atrodas dokuments, no kura izdarīts izraksts;
Nedrīkst apliecināt pases vai to aizstājoša dokumenta, apliecības, biedra kartes un cita personu apliecinoša dokumenta izraksta pareizību;
Ja dokumenta izraksts ir uz vairākām lapām, tā pareizību drīkst apliecināt tikai tad, ja visas lapas ir numurētas un cauršūtas (caurauklotas).
Dokumenta izraksta pareizību apliecina ar apliecinājuma uzrakstu, kurā jābūt:
1) ar lielajiem burtiem rakstītiem vārdiem “IZRAKSTS PAREIZS”;
2) izraksta apliecinātājas amatpersonas pilnam amata nosaukumam (ietverot organizācijas nosaukumu), pašrocīgam personiskajam parakstam un tā atšifrējumam;
3.) apliecinājuma vietas nosaukumam;
4.) apliecinājuma datumam;
5.) zīmoga nospiedumam.
Ja tiesību aktos nav prasīts notariāls dokumenta izraksta pareizības apliecinājums, organizācija var apliecināt un tai ir jāapliecina izraksta pareizība:
1) dokumentiem, kuru autors ir šī organizācija;
2) dokumentiem, kurus šī organizācija saņēmusi no citām organizācijām un fiziskām personām, ja citos tiesību aktos nav noteikts, ka jābūt saņemtai dokumenta autora piekrišanai;
3) dokumentiem, kurus fiziskas personas iesniedz šai organizācijai .
Dokumenta izraksts – dokuments, kurā atveidota nepieciešamā dokumenta oriģināla teksta daļa un dokumenta rekvizīti.2.3. Dokumentu kopija, tās izgatavošanas nosacījumi
Latvijas Republikas Ministru kabineta noteikumos Nr.154 pret dokumentu atsavinājumu veidiem – norakstu un kopiju – tiek piemēroti praktiski vieni un tie paši punkti. Minētie noteikumi nosaka, ka dokumenta kopija ir dokuments, kurā dokumenta oriģināla teksts, rekvizīti un dienesta atzīmes atveidotas faksimilā (izmantojot fotokopēšanu, kserokopēšanu vai kā citādi) . Dokumenta kopiju iegūst, nofotografējot, nokopējot vai citādā tehniskā veidā iegūstot oriģināla faksimilattēlu ar visām oriģināla grafiskajām un citām īpatnībām. Kopijas pirmās lapas augšējā labajā stūrī jābūt attiecīgam uzrakstam ar lielajiem burtiem “KOPIJA”.
Jebkura dokumenta kopija neatkarīgi no izgatavošanas paņēmiena iegūst juridisku spēku tikai tad, kad kopijas pareizība ir apliecināta.
Dokumenta kopijai, kuras pareizība apliecināta tikai ar zīmoga nospiedumu vai tikai ar parakstu, nav juridiska spēka.
Kopijas pareizības apliecinājumā jānorāda, kādi dokumenta oriģinālā bijuši labojumi, svītrojumi vai citas īpatnības.
Kopijas pareizību ar savu parakstu apliecina organizācijas vadītājs vai tā pilnvarota amatpersona.
Dokumenta kopijā var norādīt, kurā organizācijas lietā atrodas dokuments, no kura izdarīta kopija.
Nedrīkst apliecināt pases vai to aizstājoša dokumenta, apliecības, biedra kartes un cita personu apliecinoša dokumenta kopijas pareizību.
Ja dokumenta kopija ir uz vairākām lapām, to pareizību drīkst apliecināt tikai tad, ja visas lapas ir numurētas un cauršūtas (caurauklotas).2.4. Dokumentu oriģināls, tā izgatavošanas nosacījumi
Dokumenta oriģināls – dokuments, kas ietver pašrocīgu dokumenta parakstītāja parakstu un noteiktos gadījumos oriģinālu zīmoga nospiedumu.
Uz dokumenta oriģinālu attiecas ļoti daudzas prasības, piemēram, vispārīgās dokumenta noformēšanas prasības, prasības pret dokumenta oriģināla rekvizītiem utt. Izskatīsim svarīgākās prasības pret dokumenta oriģinālu.
1. Noformēšanas prasības
Dokuments jāizgatavo tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju izgatavot dokumenta kopiju;
Dokuments nedrīkst būt uzrakstīts ar zīmuli vai citādā tehniski viegli pārlabojamā un fiziski nenoturīgā veidā;
Dokumentā nedrīkst būt dzēsumi, aizkrāsojumi, neatrunāti labojumi, svītrojumi un papildinājumi. Kļūdainie ieraksti jāpārsvītro un jebkurš labojums jāatrunā;
Dokuments jāraksta skaidri salasāmā rakstā literārā valodā, ievērojot valsts valodas pareizrakstības normas un terminoloģiju. Vārdu pārnešanā, vārdu un konstrukciju lietošanā jāievēro valsts valodas normas. Dokumenta izteiksmei jābūt precīzai, konkrētai un nepārprotamai. Izvēloties dokumenta valodu, jāievēro Valodu likuma prasības;
Citvalodu īpašvārdi valsts valodā rakstāmi, atveidojot tos pēc oriģinālizrunas atbilstoši latviešu valodas pareizrakstības normām, ja nepieciešams, aiz īpašvārdiem iekavās rakstot tos oriģinālrakstībā. Citu valodu alfabēta burti atveidojami latviešu valodas rakstībā;
Dokumentā visi vārdi parasti lietojami pilnā formā, ar attiecīgām locījumu galotnēm, lai skaidri parādītu vārdu savstarpējo saistījumu. Ja dokumentā lieto saīsinājumu, tam jāatbilst valsts valodas vispārpieņemtajiem pareizrakstības noteikumiem vai tiesību aktos paredzētajam veidam;
Dokumentā lietojamas Latvijas Republikā vispārpieņemtās mērvienības un to saīsinājumi.
2. Dokumenta juridiskais spēks
Dokumenti, kuriem nav juridiska spēka, citām organizācijām un fiziskām personām nav saistoši;
Lai dokuments iegūtu juridisku spēku, organizācijai, izstrādājot un izdodot vai pieņemot dokumentu, kā arī amatpersonai, parakstot, apstiprinot, saskaņojot, apliecinot dokumentu, jāievēro likumos, Ministru kabineta tiesību aktos, attiecīgās organizācijas statūtos, nolikumā vai dibināšanas līgumā, kā arī citos organizācijas darbību reglamentējošos aktos noteiktās:
1.) pilnvaras (sava kompetence);
2.) dokumentu izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas, apliecināšanas un reģistrācijas prasības.
Lai dokuments iegūtu juridisku spēku, fiziskajai personai, izstrādājot un parakstot dokumentu, jāievēro:
1.) savas pilnvaras;
2.) dokumentu izstrādāšanas un reģistrācijas prasības.
Lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā ir jābūt arī:
1.) dokumenta veida nosaukumam, izņemot vēstules;
2.) dokumenta numuram.
Dokumentam ir jābūt nosaukumam (protokols, izziņa, rīkojums, nolikums, akts utt.). Nosaukumam respektīvi jāatbilst attiecīgā dokumenta saturam. Dokumenta numurā jābūt vismaz dokumenta kārtas numuram kalendāra gada ietvaros. Zīmoga nospiedumam jābūt skaidri salasāmam, un tas nedrīkst traucēt nepārprotami uztvert citu dokumentā sniegto informāciju .
Adresāts jāraksta vēstulēs, telegrammās, teletaipogrammās, teleksos, telefonogrammās, kā arī citos dokumentos (iesniegumā, paskaidrojumā, priekšlikumā, sūdzībā, ziņojumā u.tml.), kuros jānorāda dokumenta saņēmējs. Rekvizīta “adresāts” saturs atkarīgs no dokumenta veida.
Katram dokumentam ir jābūt parakstītam.
2.5. Kopīgais un atšķirīgais starp norakstu, izrakstu un kopiju
Iepriekšējos punktos tika veiksmīgi apskatīti dokumentu atsavinājumu veidi – noraksti, izraksti un kopijas, kā arī paši dokumentu oriģināli. Lai gūtu labāku priekšstatu par to, kādas ir kopīgās un atšķirīgās iezīmes starp šiem dokumentu atsavinājumiem, izveidosim tabulu (skat. zemāk).
Tabula Nr.1 Kopīgais un atšķirīgais starp norakstu, izrakstu un kopiju
Paskaidrojums. Tabulā ar „+” zīmi tiks norādītas tās pazīmes, kuras sakrīt visiem trijiem dokumentu atsavinājumu veidiem. Ar „ – ”zīmi… attiecīgi atšķirīgās pazīmes.
Nr. p.k. Pazīme Noraksts Kopija Izraksts
1. Caurauklojums + + +
2. Atbilstošs uzraksts labas augšējā labajā stūrī + + +
3. Atveidošana ar visām oriģināla kļūdām + + +
4. Kur teksts nav salasāms, rakstīt „nav salasāms” + + +
5. Ir jāapliecina + + +
6. Īpaša veidlapa + – +
7. Pārrakstīt visus oriģināla rekvizītus + + +
8. Nav jāpārraksta paskaidrojošā informācija + + +
9. Var neatspoguļot oriģināla grafiskās u.c. īpatnības + + +
10. Informācija tiek pārrakstīta tādā pašā secībā, kā tā izklāstīta oriģinālā + + +
11. Nedrīkst rakstīt ar zīmuli vai kādā citā tehniski viegli pārveidojamā veidā + + +
12. Pēc apliecinājuma iegūst juridisku spēku + + +
13. Tiek attēlots teksts + + +
14. Izstrādāt atbilstoši noteikumiem + + +
15. Tajā vietā, kur oriģinālā ir zīmoga nospiedums, dokumenta atsavinājumā jāraksta vārds „zīmogs”, liekot to iekavās + – +
16. Tajā vietā, kur oriģinālā ir paraksts, dokumenta atsavinājumā jāraksta vārds „paraksts”, liekot to iekavās + – +
17. Nedrīkst apliecināt pases vai tās aizstājoša dokumenta atsavinājuma pareizību + + +
18. Oriģināla teksts un rekvizīti atveidoti, pilnībā pārrakstot dokumenta oriģināla pamatinformāciju jebkurā tehniskā veidā + – –
19. Oriģināla teksts, rekvizīti un dienesta atzīmes atveidotas faksimilā (izmantojot fotokopēšanu, kserokopēšanu vai kā citādi) – + –
20. Atveidota nepieciešamā dokumenta oriģināla teksta daļa un dokumenta rekvizīti – – +
Tātad no tabulas var redzēt, ka dokumentu atsavinājumu veidi un prasības, kuras tiek izvirzītas pret tiem ir ļoti līdzīgas. Atšķirības vērojamas katra dokumenta atsavinājuma mērķī. Respektīvi, norakstā tiek atveidota pilna dokumenta oriģināla pamatinformācija kopā ar rekvizītiem. Kopija ir faksimils oriģināla teksta, rekvizītus un dienesta atzīmju atveidojums. Savukārt izrakstā tiek attēlota nepieciešamā dokumenta oriģināla daļa un dokumentu rekvizīti. Pret katru dokumentu atsavinājumu veidu MK noteikumos Nr.154 tiek piemēroti dažādi panti. Pret norakstu un kopiju tiek piemērotas praktiski vienas un tās pašas prasības.2.6. Dokumenta dublikāts, tā izgatavošanas nosacījumi
Saskaņā ar MK 154.noteikumu definīciju dokumenta dublikāts ir dokuments, ko atkārtoti izdod nozaudēta, nozagta, iznīcināta vai neatjaunojami bojāta dokumenta oriģināla vietā.
Dokumenta dublikāts jāveido uz to pirmdokumentu pamata, pēc kuriem bija izdots oriģināls, un tam ir tāds pats juridiskais spēks kā dokumenta oriģinālam, ja, to rakstot un noformējot, ievērotas tās pašas prasības, kas paredzētas dokumenta oriģinālam. Dublikāta pirmās lapas augšējā labajā stūrī jābūt uzrakstam ar lielajiem burtiem “DUBLIKĀTS”. Dokumenta dublikātu paraksta amatpersona, kura ieņem to pašu vai līdzvērtīgu amatu, ko ieņēma amatpersona, kura parakstījusi oriģinālu. Ja šādas amatpersonas nav, dokumenta dublikātu paraksta pilnvarota amatpersona saskaņā ar tiesību aktiem. dokumenta oriģinālā ir bijis zīmoga nospiedums, tad dublikātā jābūt tās pašas vai līdzvērtīgas organizācijas zīmoga vai cita tiesību aktos paredzēta zīmoga nospiedumam.3. Elektroniskais dokuments
Saskaņā ar Latvijas Republikas Elektronisko dokumentu likuma definīciju elektroniskais dokuments ir jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai. Ar elektronisko dokumentu saistās virkne citu jēdzienu, kurus jānoskaidro, lai rastu priekšstatu par prasībām, kuras tiek izvirzītas pret elektronisko dokumentu sastādīšanu un noformēšanu.
Elektroniskais paraksts – paraksts, kurš atbilst sekojošām prasībām:
– paraksts ir piesaistīts vienīgi parakstītājam;
– tas nodrošina parakstītāja personas identifikāciju;
– tas ir radīts ar drošiem elektroniskā paraksta radīšanas līdzekļiem, kurus var kontrolēt tikai parakstītājs;
– tas ir saistīts ar parakstīto elektronisko dokumentu tā, lai vēlākas izmaiņas šajā dokumentā būtu pamanāmas;
– tas ir apliecināts ar kvalificētu sertifikātu.
Elektroniskais paraksts — elektroniski dati, kas pievienoti elektroniskajam dokumentam vai loģiski saistīti ar šo dokumentu, nodrošina elektroniskā dokumenta autentiskumu un apstiprina parakstītāja identitāti.
Elektroniskā paraksta pārbaudes dati — dati, kurus izmanto, lai pārbaudītu elektronisko parakstu.
Elektroniskā paraksta radīšanas dati — tikai vienreiz radīti dati, kurus parakstītājs izmanto, lai radītu elektronisko parakstu.
Kvalificēts sertifikāts — sertifikāts, kurš ietver šajā likumā noteikto informāciju un kuru izsniedzis uzticams sertifikācijas pakalpojumu sniedzējs.
Laika zīmogs — elektroniski parakstīts apstiprinājums tam, ka elektroniskais dokuments ir noteiktā datumā un laikā iezīmēts pie sertifikācijas pakalpojumu sniedzēja.
Parakstītājs — fiziskā persona, kurai ir elektroniskā paraksta radīšanas līdzekļi un kura darbojas vai nu savā vārdā, vai tās fiziskās vai juridiskās personas vai iestādes vārdā, kuru tā pārstāv.
Sertifikācijas pakalpojumi — sertifikātu izsniegšana, anulēšana, sertifikātu darbības apturēšana un atjaunošana, sertifikātu reģistrēšana, elektroniskā paraksta pārbaudes datu reģistra uzturēšana, elektroniskā dokumenta iezīmēšana ar laika zīmogu, kā arī ar elektroniskajiem parakstiem saistītu konsultāciju sniegšana.
Sertifikāts — elektronisks apliecinājums, kas saista elektroniskā paraksta pārbaudes datus ar parakstītāju un kalpo parakstītāja identitātes noteikšanai.
Viena no galvenajām prasībām, kas tiek izvirzīta pret elektroniskajiem dokumentiem, ir tas, ka elektroniskajam dokumentam jābūt parakstītam ar elektronisko parakstu. Neskatoties uz to, ka šobrīd elektroniskie dokumenti iegūst arvien lielāku popularitāti ērtības dēļ, tos tomēr nedrīkst izmantot sekojošos līgumos:
1. līgumos, ar kuriem tiek nodotas vai radītas tiesības uz nekustamo īpašumu, izņemot nomas tiesības;
2. līgumos, kuri saskaņā ar likumu nav spēkā, jo tie nav apliecināti;
3. galvojuma līgumos, ja galvojumu piešķir, un ķīlas nodrošinājumos, ja tos sniedz personas, kuras darbojas nolūkos, kas nav saistīti ar šo personu arodu, uzņēmējdarbību vai profesiju;
4. darījumos ģimenes tiesību un mantojuma tiesību jomā.
Tāpat kā uz papīra rakstītajiem dokumentiem, arī elektroniskajiem dokumentiem ir dokumentu oriģināli un to atsavinājumi. Elektroniskā dokumenta kopijai, norakstam vai izrakstam papīra formā ir tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālam, ja kopijas, noraksta vai izraksta pareizība apliecināta saskaņā ar normatīvo aktu prasībām un ja papīra kopijas, noraksta vai izraksta izsniedzējs pēc pieprasījuma var uzrādīt dokumenta oriģinālu elektroniskā formā un tas atbilst šā likuma prasībām. Veidot elektroniskā dokumenta atvasinājumus papīra formā var tikai no tādiem elektroniskajiem dokumentiem, kurus ir iespējams uzrādīt lasāmā vai grafiskā veidā .
Neskatoties uz visu elektronisko dokumentu ērtību (tā ir, piemēram, uzglabāšanas ērtība, kad izzūd nepieciešamība pēc papīru kaudzēm), attiecībā uz tiem pastāv bažas par datu aizsardzību. Jo elektroniskā dokumenta izveides procesā būtībā ir nepieciešama trešā persona, kuru L…R Elektronisko dokumentu likums sauc par sertifikācijas pakalpojumu sniedzēju. Tā, piemēram, minētā likuma 15.pants nosaka, ka sertifikācijas pakalpojumu sniedzējs drīkst apstrādāt fiziskās personas datus tikai sertifikācijas pakalpojumu sniegšanai. Sertifikācijas pakalpojumu sniedzējs nedrīkst citiem mērķiem apstrādāt fiziskās personas datus, kuri iegūti sertifikācijas pakalpojumu sniegšanai.3.1. Elektroniskā dokumenta izstrādāšana un noformēšana
Pastāv zināmas atšķirības starp to, kurš izstrādā elektronisko dokumentu – fiziskā vai juridiskā persona. Elektroniskais dokuments, kuru izstrādājusi fiziska persona, satur šādus rekvizītus :
– elektroniskā dokumenta parakstītāja vārds, uzvārds, personas kods, elektroniskā pasta adrese (vai vairākas elektroniskā pasta adreses, bet ne vairāk kā trīs) vai dzīvesvietas adrese, uz kuru vēlas saņemt atbildi;
– elektroniskā dokumenta adresāts – pilns iestādes nosaukums;
– elektroniskā dokumenta izstrādāšanas vietas nosaukums;
– drošs elektroniskais paraksts un laika zīmogs.
Elektroniskais dokuments, kuru izstrādājusi un noformējusi privāto tiesību juridiskā persona, satur šādus rekvizītus:
– pilns privāto tiesību juridiskās personas nosaukums, reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods, juridiskā adrese vai elektro¬niskā pasta adrese, uz kuru vēlas saņemt atbildi;
– elektroniskā dokumenta adresāts – pilns iestādes nosaukums;
– dokumenta veida nosaukums (izņemot vēstules);
– dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums;
– dokumenta parakstītāja vārds, uzvārds un amats;
– drošs elektroniskais paraksts un laika zīmogs;
– dokumenta numurs.
Elektroniskais dokuments, kuru izstrādājusi un noformējusi iestāde, satur šādus rekvizītus:
– pilns iestādes nosaukums, juridiskā adrese, tālruņa numurs un oficiālā elektroniskā pasta adrese;
– elektroniskā dokumenta adresāts – pilns adresāta nosaukums (fiziska¬jām personām – vārds, uzvārds, elektroniskā pasta adrese);
– dokumenta veida nosaukums (izņemot vēstules);
– dokumenta izstrādāšanas, izdošanas, pieņemšanas vai parakstīšanas vietas nosaukums;
– dokumenta parakstītāja vārds, uzvārds un amats;
– dokumenta sastādītāja vārds, uzvārds, amats, tālruņa numurs un elektroniskā pasta adrese;
– drošs elektroniskais paraksts;
– laika zīmogs;
– dokumenta numurs;
– elektroniskā dokumenta parakstīšanas laiks ir laika zīmoga pievieno¬šanas datums un laiks;
– elektroniskā dokumenta izstrādāšanā un noformēšanā lieto kodus saskaņā ar Latvijas nacionālo standartu LVS 8:1992+ A1:1993 “8.bitu kodēto grafisko simbolu kopa Baltijas jūras reģiona valstīm;
– elektroniskajam dokumentam izmanto šādus datņu formātus: nenoformētam tekstam – TXT, noformētam tekstam – RTF, SGML (XML), grafiskai informācijai – JPEG, TIFF vai PNG, vektoru grafikai – CGM, arhivētiem datiem – RAR, ZIP;
– dokumenta saskaņojuma uzrakstu vai atzīmi par dokumenta saskaņo¬jumu iestāde noformē kā atsevišķu elektronisko dokumentu;
– Dokumenta dienesta atzīmes iestāde noformē kā atsevišķu elektro¬nisko dokumentu.NOBEIGUMS
Šajā darbā tika izpētīti dokumentu atsavinājumu veidi, līdz ar to var teikt, ka darba mērķis ir panākts. Tika noteiktas galvenās atšķirības starp dokumentu atsavinājumu veidiem. Tās ir sekojošas:
– Dokumenta izraksts – dokuments, kurā atveidota nepieciešamā dokumenta oriģināla teksta daļa un dokumenta rekvizīti.
– Dokumenta noraksts ir dokuments, kurā dokumenta oriģināla teksts un rekvizīti atveidoti, pilnībā pārrakstot dokumenta oriģināla pamatinformāciju jebkurā tehniskā veidā.
– Dokumenta kopija ir dokuments, kurā dokumenta oriģināla teksts, rekvizīti un dienesta atzīmes atveidotas faksimilā (izmantojot fotokopēšanu, kserokopēšanu vai kā citādi).
– Dokumenta dublikāts ir dokuments, ko atkārtoti izdod nozaudēta, nozagta, iznīcināta vai neatjaunojami bojāta dokumenta oriģināla vietā
Starp dokumentu atsavinājumu veidiem tika atrasts arī daudz kas kopīgs. Dokumentu atsavinājumu veidiem ir arī kopējā definīcija: Jebkurš dokumenta oriģināla atsavinājums ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu.
Tika izpildīti arī visi darbā noteiktie uzdevumi. Tika izpētīta tēmai atbilstošā literatūra – likumi, Ministru kabineta noteikumi, specializētas mājas lapas. Atšķirības starp dokumentu atsavinājumu veidiem tika atrastas un detalizēti atspoguļotas 2.5.punktā.
Var teikt, ka mūsdienās izmanto visus dokumentu atsavinājumu veidus – norakstus, izrakstus un kopijas, jo būtībā katram dokumenta atsavinājuma veidam (kā norādīts augstāk) ir savs uzdevums un mērķis.
Citi darba gaitā izdarītie secinājumi:
o Jebkurš dokumenta atsavinājuma veids ir spēkā, ja tas ir apliecināts;
o Iegūstot kopiju, norakstu vai izrakstu, lapas augšējā labajā stūrī attiecīgi jāraksta „KOPIJA”, „NORAKSTS” vai „IZRAKSTS”;
o Pat ja oriģinālā dokumentā ir kļūdas, dokumenta atsavinājumā tās labot nedrīkst;
o Tāpat kā oriģinālu dokumentu, arī dokumenta atsavinājumu nedrīkst aizpildīt ar zīmuli, sašvīkāt utt., citādi tam nebūs juridiska spēka;
o Dokumenta atsavinājumā nav nepieciešams norādīt paskaidrojošo informāciju, kas attēlota oriģinālā dokumentā;
o Tāpat var arī neatveidot grafisko informāciju;
o Ja oriģinālā dokumentā vārdi ir grūti salasāmi, tad nav jācenšas izdomāt, kas tur ir par vārdu, bet jāraksta „nav salasāms”, lai izvairītos no dokumenta atsavinājuma nesakritības ar oriģinālu;
o Dokumentu atsavinājumos informācija tiek pārrakstīta tādā pašā veidā, kā tā izklāstīta oriģinālā;
o Jāpārraksta visus oriģināla rekvizītus;
o Norakstiem un izrakstiem ir tā saucamās īpašās veidlapas;
o Elektroniskais dokuments ir jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai;
o Tāpat kā „papīra” oriģināliem dokumentiem un dokumentu atsavinājumiem, arī elektroniskajam dokumentam ir tā atsavinājumi;
o Elektroniskos dokumentus nevar izmantot visos līgumos. Tos, piemēram, nedrīkst izmantot līgumos, ar kuriem tiek nodotas vai radītas tiesības uz nekustamo īpašumu;
o Elektroniskajā dokumentā ir jābūt elektroniskajam parakstam;
o Dokumentu kopums, kas veltīts kādai vienai noteiktai jomai, tiek saukts par dokumentāciju;
o Ar dokumentu pareizu sagatavošanu un noformēšanu nodarbojas lietvedība.BIBLIOGRĀFIJA
1. NVO Institūta grāmatu sērija NVO rokasgrāmata. 1.rokasgrāmata. Juridiskie aspekti, grāmatvedība un lietvedība nevalstiskajās organizācijās, 20.-21.lpp. http://www.nvoinstituts.lv/fileadmin/materiali/NVO_rg-vF.pdf
2. Latvijas Republikas Ministru kabineta noteikumi Nr.473 Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām. http://www.likumi.lv/doc.php?id=111613
Spēkā no 2005.gada 28.jūnija
3. Latvijas Republikas Ministru kabineta noteikumi Nr.154 Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas noteikumi. http://www.likumi.lv/doc.php?id=52392
Spēkā no 1996.gada 23.aprīļa
4. Latvijas Republikas Elektronisko dokumentu likums. http://www.likumi.lv/doc.php?id=68521
Spēkā no 2003.gada 1.janvāra
5. Mūsdienu ekonomiskā vārdnīca. Jēdziena „dokuments” skaidrojums. http://slovari.yandex.ru/dict/economic/article/ses1/ses1525.htm?text=%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82
6. Brīvā enciklopēdija – Vikipēdija. Dokumentu klasifikācija. http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%94%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82
7. Lietvedība ikvienam. http://msmarii.wordpress.com/2007/10/19/lietvediba-ikvienam/