(Ķestere I
Lietišķās sarunas, kad tikties, kur tikties, sarunu kritēriji
Sarunu kritēriji
Visbiežāk mēs sastopamies ar lietišķo sarunu darbavietā un darba laikā, taču ir izņēmumi, kad to ir nepieciešamība pielietot restorānā maltītes laikā, piemēram, risinot darba jautājumus.
Viesībās, sarīkojumos un neformālās tikšanās reizēs lietišķās sarunas nav pieņemts uzsākt. Tā, pat tas attiecas uz uzņēmuma kafejnīcām, gaiteņiem, liftiem un citām vietām ārpus darba kabineta. Ja ir nepieciešamība apspriest darba lietas, tad, nejauši sastopot kolēģi, ir jāapvaicājas, kad ar viņu būs iespējams pārrunāt aktuālo problēmu.
Sarunu telpas iekārtojums
Kad sarunas notiek īpaši tam paredzētās telpās, tad tām vēlams ir noteikts iekārtojums.
Ieejai sarunu telpā ir jābūt brīvi izmantojamai- pie tās nenovieto galdu ar izdales materiāliem utt.
Sarunu telpā nenovieto galdus ar ēdieniem un dzērieniem. Ja paredzēts viesus pārtraukumā vai pēc sarunām pacienāt , galdus klāj citā telpā.
Viesu vietas, ja iespējams, iekārto ar skatu pret logu, uzņēmējpuses pārstāvjus – ar skatu pret durvīm. Viesus nav pieņemts sēdināt ar skatu pret sienu, kurai nav ne logu, ne durvju.
Ja kabineta saimnieks ieņem vietu aiz sava rakstāmgalda, tad tiek viesim skaidri norādīts, kurš sarunā būs līderis.
Palīgs vai sekretāre sēž labajā pusē vai pretī augstākajai amatpersonai.
Ja sarunā piedalās tulks, viņš ieņem vietu pa kreisi no tā sarunas partnera, kuram tulkos.
Ierašanās uz sarunu
Ja par sarunas laiku ir notikusi iepriekšēja vienošanās, nav pieņemts kavēties, kā arī ierasties vairāk nekā piecas minūtes pirms norunātā laika.
Sarunu telpā ienāk bez virsdrēbēm. Ja nav iespējams tās atstāt garderobē, tās var pārlikt pār roku.
Ja kabineta durvis ir aizvērtas, pie tām ir vienmēr jāpieklauvē, taču darba laikā darba vietā nav jāgaida atbilde. (Ja kabineta durvis ir atvērtas, tad par savu ienākšanu nav jaziņo. Tāpat arī, ja kabinetā strādā daudz cilvēku.)
Ienākot kabinetā, apmeklētājs vispirms iepazīstina ar sevi un tikai tad paskaidro ierašanās iemeslu.
Sarunu telpā pirmā ienāk augstākā amatpersona (klients, viesis).
Uzvedība lietišķas sarunas laikā
Ja augstāka amatpersona sarunājoties stāv kājās, pieceļas arī zemākās amatpersonas.
Apmeklētāja klātbūtnē nav pieklājīgi turpināt telefonsarunu vai iesāktos darbus.
Sarunas sākumā nav vēlams demonstratīvi novietot mobilo tālruni sev priekšā. Nav pieļaujama arī skatīšanās datora ekrānā vai sarunas pa tālruni.
Pirms sarunas uzsākšanas ir pieņemts vienoties par laika limitu.
Ja sarunu ir paredzēts filmēt, ierakstīt vai fotografēt, par to lūdz atļauju sarunas partnerim.
Ir svarīgi sarunas laikā veikt rakstiskas piezīmes.
Ja sarunu partneri nav iepriekš tikušies, ir pieņemts pirms sarunas uzsākšanas apmainīties ar vizītkartēm.
Lietišķa saruna jāuzsāk ar īsām pieklājības frāzēm, kas izsaka prieku par tikšanos un atvēlēto laiku sarunai.
Ja viesis sarunai ieradies no garākaceļa, ir pieņemts apjautāties par ceļojumu un dot laiku atpūsties un sakoncentrēties sarunai. Ieteikums ir pat sākumā kopīgi iedzert kafiju un patērzēt par vispārīgām tēmām.
Ja uzņēmējpuse piedāvā tēju, kafiju vai ūdeni, ir vēlams piekrist. Pēc senām tradīcijām- tas viesis, kas nāk ar labiem nodomiem, cienastu vienmēr pieņems.
Sarunas gaita
Sarunas laikā vēlams izvairīties no sekojošām frāzēm:
„Nē”.
„Es nezinu”, „Es par to neatbildu”.
„Tas nav iespējams”, „Ja vēlaties, varat runat ar vadītāju, bet viņš jums sacīs tieši to pašu”.
„Es to nedarīšu. Tas neietilpst manos pienākumos.”.
„Tā nav mana vaina”, „Es tikai daru savu darbu”.
„Mēs nekad…”.
„Mēs tā darām vienmēr”.
„Jūsu pienākums …”, „Jums vajag…”.
Sarunu veicinošas frāzes:
„Kā es varu jums palīdzēt?”, „Palūkosimies, kā varam jums palīdzēt”, „Labāk būtu…”.
„Es jūs saprotu”, „Jā, protams”, „Es jums piekrītu”.
„Izdarīt var visu”, „Nav neatrisināmu problēmu”.
„Mēs darīsim tā…”, „Es noskaidrošu, uzzināšu”…, „Atradīsim kādu, kurš var jums palīdzēt”.
Ja sarunu partneris pārsniedz sarunai atvēlēto laiku, ir atļauts viņam to aizrādīt. To nedrīkst likt manīt, demonstratīvi skatoties pulkstenī, bet var atgādināt par to ar kādu pieklājības frāzi.
Sarunas noslēgums
Sarunas noslēgumā pieņemts abām pusēm īsumā apkopot sarunā apspriesto un gūtos rezultātus – svarīgākie secinājumi, solījumi, izpildes termiņi u.c. Šo apkopojumu jāuzsāk augstākajai amatpersonai .
Pirmais kājās pieceļas augstākā amatpersona vai uzņēmējpuses pārstāvis. Tas ir žests, ka saruna ir beigusies. Tur pat notiek arī atvadu sarokošanās.
Uzņēmējpuses augstākā amatpersona pavada viesus līdz durvīm. Tālāk tos pavada zemākā amatpersona vai arī tie var doties prom vieni. Īpaši svarīgus viesus amatpersona pavada līdz ārdurvīm.
Pavadot viesus, saruna nav par tikšanās laikā apspriestajiem jautājumiem. Vēlams izvēlēties kādu neitrālu sarunas tematu.
Izejas durvis atver viesi.
Laika faktors biznesa attiecībās
Starptautiskajā biznesa saskarsmē nozīmīga loma ir laikam un attieksmei pret to. Laiks netieši ietekmē cilvēku saskarsmi, jo attieksme pret laiku kā kārtību dažādās kultūrās ir radikāli atšķirīgas. Laika uztveres atšķirības var radīt nesaskaņas, pārpratumus un vilšanos lietišķajās attiecībās. Analizējot atšķirīgo laika uztveri, var runāt par kultūrām, kas orientētas uz laiku (Vācija Amerika, Skandināvijas valstis), un kultūrām, kas orientētas uz attiecībām (Japāna, Arābu valstis).
Uz laiku orientētu kultūru pārstāvji ir precīzi, rūpīgi plāno darba grafikus un stingri seko to izpildei. Šie cilvēki nekad nekavē lietišķās tikšanās un nemaina to laiku. Vācija ir ieteicams uz tikšanos ierasties 5 min. ātrāk, tādējādi parādot cieņu partnerim un nopietnu attieksmi pret darījumu. Ja cilvēks ir nokavējis, partneris var domāt, ka viņš kavēs termiņus arī attiecībā uz piegādi. Uz laiku orientētajās kultūrās laika vērtība ir pielīdzināma naudas vērtībām, ko apstiprina populārais teiciens „laiks ir nauda”. Arī Latvija pieder pie šīm kultūrām.
Nedaudz elastīgāka, tomēr precīza attieksme pret laika plānošanu un ievērošanu sastopama arī Austrālijā, Krievijā, Singapūrā, Taivānā, Ķīnā un daudzās Eiropas valstīs. Šajās zemēs 2-5 min. ilga kavēšanās netiek ņemta vērā. Taču par 10 min. ilgāka kavēšanās nav ieteicama. Arī izklaides pasākumos ierašanās laiks ir svarīgs, taču pieļaujamās kavēšanās robežas var būt nedaudz lielākas un elastīgākas.
Spilgts pretstats ir uz attiecībām orientētas kultūras, laika precizitātei netiek piešķirta būtiska nozīme. Svarīgākā vērtība ir cilvēka attiecības. Parasti šo kultūru pārstāvji viegli maina tikšanā laiku gan darījumu sarunās, gan izklaides pasākumos. Pie šīs grupas var pieskaitīt arābu valstis. Lielāko daļu Āfrikas valstu, Latīņamerikas D Eiropas un D Āzijas zemes. Tomēr kavēšana nenozīmē, ka šo kultūru pārstāvji savas elastīgās laika uztveres dēļ būtu uzskatāmi par nepieklājīgiem, vai necienīti savus partnerus.
Par rupju pārkāpumu un nepieklājību uz attiecībām orientētajās kultūrās uzskata tikšanos vai sarunu pārtraukšanu citas tikšanās dēļ. Šajās kultūrās parasti sarunas beidz tikai tad, kad viss i r izrunāts, neskatoties pulkstenī un nesteidzoties uz citu tikšanos. Arābu biznesmenis uzskata, ka iepriekš plānot laiku ir negodbijīgi un bezdievīgi, jo tā tiek plānota nākotne. Musulmaņi tic, ka nākotni nosaka Allāhs, nevis cilvēks pats un teiciens ”insh’allah” (dieva griba) to apstiprina.
Abu vidu kultūru pārstāvjiem sadarbojoties ieteicams visus ar darījumiem saistītos termiņus noteikt vismaz pāris nedēļas iepriekš, kā arī uzturēt draudzīgas attiecības un laiku pa laikam atgādināt par termiņiem. Ejot uz tikšanos, ieteicams būt gataviem vajadzības gadījumā pacietīgi gaidīt, kā arī atrast veidu, kā šo laiku aizpildīt lietderīgi. Jāatceras arī, ka nākošo vizīti nevajadzētu plānot tūlīt pēc iepriekšējās tikšanās. Tikšanās pārtraukšana laika limita dēļ būtu rupja necieņas izrādīšana uz attiecībām orientētam kultūras partnerim.
Jāatceras, ka cilvēka attieksmi uz laiku nosaka arī viņa individuālās īpašības, ne tikai kultūras īpašības.
Sasveicināšanās
Sasveicināšanos var iedalīt divos veidos: verbālajā un neverbālajā.
Kopīgie Verbālās sasveicināšanās principi:
Mutiskais sveiciens vienmēr jāatņem
Sasveicināšanās kārtība – jaunākais sveicina vecāko, vīrietis sievieti, padotais priekšnieku.
Ienākotkādā telpā pirmais sveicina ienācējs.
Kopīgie neverbālās sasveicināšanās principi:
Kārtība kādā sniedz rokasspiedienu ir tāda pati, kā sasveicināšanās kārtība.
Vīrietis roku sniedz vienmēr stāvot. Izņemot gadījumus, kad tas ir apgrūtināti
Parasti sarokojas ar labo roku
Sasveicinoties pieņemts skatīties acīs izņemot Austrumu kultūras.
Pasnigtā roka jāpieņem vienmēr.
Nedrīkst otru roku turēt kabatā.
Indonēzijā rokasspiediens var ilgt 10-12 sek. Ziemeļamerikā 3-4 sek. ASV Dānijā un Kanādā rokasspiediens ir īss un stingrs. Āzijas valstīs līdz ar sarokošanos nereti ir arī paklanīšanās. Krievijā un arī arābu zemēs ir pieņemts arī sniegt vienu vai vairākus skūpstus arī oficiālajās tikšanās. Dažās valstīs dāmām pieņemts skūpstīt roku. Dažreiz arābi sasveicinās sakrustojot uz krūtīm abas rokas.
Sasveicinoties ar citas kultūras partneriem pēc viņu paražām tiek demonstrēta vēlme sadarboties un cieņas izrādīšana.
Izmantotā literatūra:
Ķestere I. „Lietišķā Etiķete”, Apgāds Zvaigzne ABC 2007, 272.lpp
V. Līkopa „Lietišķā etiķete starptautiskajā biznesā”, Zvaigzne ABC, 64.lpp